Biznes

Telekomunikim i lehtë dhe i sigurt

Jun 8 2009
0 Shpërndarje
Telekomunikim i lehtë dhe i sigurt

Nëse do të kishit mundësinë të ngriheshit nga shtrati e të shkonit në punë në dhomën tjetër të apartamentit, me robdishan dhe papuçe, duke kursyer një thes me para udhëtimi, a do ta bënit? A do i jepnit të njëjtën mundësi dhe punonjësve tuaj?

 
Sipas një sondazhi të kërkuar nga Computing Technology Industry Association, 67% e të intervistuarve tha se organizatat ku punonin kishin pasur përfitime të mëdha si rezultat i lejimit të punës në shtëpi të punonjësve, si part-time ashtu dhe me kohë të plotë. Arsyeja kryesore e kësaj ishte kursimi i kohës në udhëtim.
 
Nuk ka dyshim që puna nga shtëpia sjell përfitime si për punëmarrësin ashtu dhe për punëdhënësin, por me njëqind gjëra për të pasur në mendje në shtëpi, a mund të jetë aq prodhues sa në zyrë punonjësi?
 
Për më tepër, a mund të mbajë të sigurt informacionin teknologjia, duke mbajtur njëkohësisht të lidhur punonjësit? Është e mundur nëse planifikoni mirë.
 
Bëni një Plan
 
Edhe nëse i lejoni punonjësit të punojnë një apo pesë ditë të javës në shtëpi, çelësi i suksesit të punës në distancë varet nga një plan i hartuar mirë, thotë Steve Simmons, zëvendëspresident i zhvillimit të softuerëve në VIPdesk. Kompania kaloi ndihmën teknike për klientët në të tretë që punojnë nga shtëpia. Por me gjithë këtë forcë pune jashtë zyrave iu desh të vendoste një sistem të garantuar për punën në distancë (telecommuting).
 
Në fillim duhet kuptuar rreziku i lënies të informacionit jashtë ambienteve të kompanisë dhe duhen njohur veglat dhe programet e përdorura nga punonjësit. Këto janë baza e planit. Pas një analize mund të vendosni që llogaritë ekonomike dhe informacioni mbi punonjësit duhet të qëndrojë brenda zyrave, kurse të dhënat e shitjeve mund të shikohen edhe jashtë zyrave. Vlerësoni këto gjëra të rëndësishme para se të lejoni punonjësit të punojnë nga shtëpia; kjo për të shmangur pengesa dhe dalje të informacionit. “Mos e merr vendimin lehtë” thotë Simmons.
 
“Mos prano apriori çdo informacion që të jepet nga shitësit e programeve dhe pajisjeve. Shitësit e kanë zakon të ekzagjerojnë funksionimin e asaj që shesin, ndaj bëni kujdes”.
 
Njihu me teknologjinë
 
Shtresa e parë e sigurt e planit të punës nga larg është VPN (Virtual Private Network), që ofron enkriptimin e shkëmbimit të të dhënave mes punonjësve në shtëpi dhe zyrë. VIPdesk përdor njohje të dyfishtë për më shumë siguri. (Lidhja me një njohje kërkon vetëm një përdorues dhe fjalëkalim.)
 
Një tjetër pjesë e rëndësishme që duhet konsideruar është një pajisje NAC (Network Access Control). NAC analizon mirë çdo PC para se t’i lejojë akses në rrjet, kjo për t’u siguruar që softuerët e kërkuar , si p.sh. antivirusi janë të instaluar. Kur përdoruesi hyn në rrjet, NAC arrin të kontrollojë nëse kanë apo jo një firewall dhe arnimet e duhura. Konsideroni gjithashtu instalimin e një aplikacioni që ç’aktivizon përdorimin e pajisjeve të jashtme, si flashdisqet, kur përdoruesi ka hyrë në rrjet përmes VPN-së.
 
Kjo parandalon shkarkimin e të dhënave të rëndësishme nga kompjuteri i punonjësit jashtë zyrës. VIPdesk përdor Secure It Easy.
 
Bëji sytë katër
 
Edhe pse nuk ke nevojë të kontrollosh çdo klikim të çdo punonjësi, bën mirë të vendosësh ca rregulla bazë. Brian Diamond, themelues i sitit dhe forumit Telecommuting360, këshillon menaxherët që të kenë transparencë. Ai thekson se shumica e paketave për punë në largësi kanë vegla auditivi. Citrix XenDesktop, p.sh, i jep mundësi menaxherit të shohë një ditar të bisedave të punonjësve në çat, e-mail dhe telefonatave Voip.
 
Ligjet ndryshojnë nga shteti në shtet, por përgjithësisht kërkojnë që punonjësit të informohen nëse monitorohen. Krijo një rregullore monitorimi, thotë Diamond dhe jepja ta nënshkruaj çdo punonjës.
 
Kujtoja këtë gjithashtu çdo muaj. Kur punonjësit e dinë se po monitorohen mund të motivohen më shumë që të mos i bëjnë bisht punës. “Nëse nuk kontrolloni se ç’bëjnë punonjësit (ata jashtë zyrës), do të shihni që dhe produktiviteti do të bjerë”, këshillon Diamond.
 
Një sistem i thjeshtë është përdorimi i IM (MSN, etj.), me anë të të cilit mund të kontrollosh që janë online dhe mund t’i kontaktosh. Kujdes nga programet që krijojnë përgjigje automatike të paraprogramuara dhe bëjnë që të duket sikur përdoruesi është online, kur nuk është.
 
Kontrollo mbledhjet dhe projektet
 
Për ekipet e shpërndarë, konferencat online janë një zgjidhje e mirë. Gmail dhe Skype ofrojnë një opsion të sigurt dhe falas. Por ka dhe programe të tjerë që ofrojnë këtë shërbim. Por nëse videoja me miza e shërbimeve falas lë shumë për të dëshiruar, ka dhe shërbime të fundit që sjellin një eksperiencë të konkurueshme vetëm nga një bisedë ballë-për-ballë.
 
Në fund, aplikacione për menaxhimin e projekteve, si Basecamp ose Microsot Project, e bëjnë më të thjeshtë ndjekjen e punës. Këto aplikacione nuk lejojnë vetëm të shikoni detyrat, afatet dhe gjendjen e projekteve, por gjithashtu i lejon grupit të ndajë dokumente online.
 
Implementimi i një plani pune nga shtëpia për biznesin, mund të rezultojë në punonjës më të kënaqur dhe produktivë.

 

Lajmet e fundit>